Soumissions et factures : automatiser tout le cycle quand on est déjà sur Microsoft 365

Avant de choisir un outil, décrivez le parcours tel qu’il se passe chez vous. Dans bien des entreprises de services, il ressemble à ceci :

1. 1

   La demande

   Un courriel, un appel ou un formulaire : le besoin du client, ses coordonnées, l’échéance.

2. 2

   La soumission

   Des lignes, des quantités, des montants unitaires, les taxes et les conditions, dans le modèle de l’entreprise.

3. 3

   L’approbation interne

   Au-delà d’un montant, un associé ou un gestionnaire approuve avant l’envoi.

4. 4

   L’acceptation du client

   Une signature ou une réponse écrite, rangée avec la soumission.

5. 5

   La facture

   Tirée de la soumission acceptée, ou du temps et des dépenses approuvés, sans rien retaper.

6. 6

   Le paiement

   Un lien de paiement, le rapprochement avec le relevé bancaire, puis les rappels au besoin.

7. 7

   L’archivage

   La soumission, l’acceptation, la facture et le paiement, ensemble, pour la durée exigée.

Bien des erreurs ne viennent pas d’une étape, mais du passage de l’une à l’autre : le montant recopié de la soumission vers la facture, le numéro pris à la main, la facture oubliée parce que l’acceptation est restée dans une boîte de réception. C’est donc la ressaisie entre les étapes qu’il faut supprimer en premier.

Les abonnements Microsoft 365 pour entreprises incluent Power Automate pour relier leurs propres applications. Avec ces seuls abonnements, un flux utilise les connecteurs standard, et c’est déjà beaucoup :

Microsoft range ses connecteurs en deux catégories. Avec une licence Microsoft 365, un utilisateur n’a accès qu’aux connecteurs standard. Les connecteurs premium demandent une licence Power Automate Premium, ou une licence de processus attribuée au flux lui-même. Deux d’entre eux comptent pour la facturation :

• Word Online (Entreprise), qui remplit un modèle Word avec les données d’un flux. Son contrôle de section répétée sert justement aux lignes d’une soumission ou d’une facture. Il est premium dans Power Automate.
• Dataverse, la base de données de Power Platform. Il est premium, sauf dans les environnements Dataverse pour Teams, plus limités.

La règle de licence dépend du type de flux. Un flux automatisé ou planifié s’exécute dans le contexte de son propriétaire : s’il utilise un connecteur premium, seul ce propriétaire a besoin de la licence premium. Un flux lancé à la main s’exécute dans le contexte de la personne qui le lance : chaque utilisateur en a alors besoin, à moins d’attribuer une licence de processus au flux, qui doit pour cela faire partie d’une solution. Attention : si un flux sert en fait plusieurs personnes, chacune doit avoir sa licence, ou le flux une licence de processus ; une seule licence posée sur un compte de service partagé n’y suffit pas (Microsoft parle de multiplexage).

Ni la TPS ni la TVQ n’imposent de modèle de facture, sauf aux établissements de restauration et aux entreprises de taxi. Mais vos clients inscrits ne peuvent demander leurs crédits de taxe sur les intrants (CTI) et leurs remboursements de la taxe sur les intrants (RTI) que si leurs pièces portent certains renseignements, selon la valeur totale de la vente, taxes comprises :

Quand le montant de taxe réunit la TPS et la TVQ, la facture l’indique pour chaque vente taxable et précise qu’il comprend les deux taxes. Pour un flux, le plus simple est de produire toutes les mentions sur toutes les factures : un modèle unique, aucune exception à gérer.

• Les taux : TPS de 5 % et TVQ de 9,975 %, chacune calculée sur le montant avant taxes.
• L’arrondi : choisissez une règle, par ligne ou sur le total, et appliquez-la partout. Un flux et un classeur qui arrondissent différemment produisent des écarts d’un cent qui coûtent des heures de rapprochement.
• La numérotation : un numéro unique par facture, sans doublon ni saut, attribué par un seul mécanisme.
• La conservation : l’ARC demande de garder les registres, factures comprises, six ans après la fin de la dernière année d’imposition qu’ils concernent.

1. Le classeur Excel utilisé comme base de données

Un classeur partagé que plusieurs personnes modifient pendant qu’un flux y écrit finit par perdre une ligne ou en dupliquer une autre. Si Excel reste votre registre, gardez-y une table structurée, un seul endroit où l’on écrit, et le flux comme unique auteur des numéros.

2. Le flux qui appartient à un seul employé

Un flux créé hors d’une solution reste attaché à son créateur d’origine, et ses connexions sont les siennes. S’il quitte l’entreprise, le flux risque de cesser de fonctionner, et ses copropriétaires doivent le reprendre en main : l’ajouter à une solution puis en changer le propriétaire, ou lui attribuer une licence de processus. Créez vos flux dans une solution, avec au moins deux copropriétaires.

3. Le numéro de facture en double

Deux exécutions simultanées lisent le même dernier numéro et l’incrémentent toutes les deux. Limitez le déclencheur à une exécution à la fois, ou confiez le compteur à une base de données dotée d’une numérotation automatique, comme les colonnes à numérotation automatique de Dataverse.

4. La facture qui part sans relecture

Automatiser l’envoi ne veut pas dire supprimer le contrôle. Gardez une approbation avant l’envoi, au moins au-delà d’un montant : elle prend une minute dans Teams et évite d’envoyer à un client la facture d’un autre.

5. La bibliothèque ouverte à tous

Une bibliothèque SharePoint de factures porte les noms, les coordonnées et parfois les habitudes d’achat de vos clients. Limitez l’accès à ceux qui en ont besoin : la loi québécoise exige des mesures de sécurité raisonnables, comme nous l’expliquons dans notre article sur la Loi 25 et l’IA.

L’IA est utile là où il faut lire ou rédiger, pas là où il faut calculer :

• rédiger la description d’une soumission à partir du courriel du client, qu’une personne relit avant l’envoi ;
• lire les factures de vos fournisseurs et proposer les montants à saisir, qu’une personne valide ;
• repérer les factures qui risquent d’être payées en retard, pour relancer au bon moment.

Les taxes, les totaux et les numéros, eux, se calculent par une formule : un calcul exact ne se confie pas à un modèle de langage. Depuis le 1er novembre 2026, les nouvelles licences Premium n’incluent plus de crédits AI Builder (les contrats en cours les gardent jusqu’à leur terme) : la lecture de documents se paie en crédits Copilot.

Un assemblage de Forms, de Lists et de flux tient bien un cycle simple. Quatre signes montrent qu’il est temps de passer à une vraie application :

• Vous facturez du temps et des dépenses, et seules les heures approuvées doivent l’être.
• Une facture se paie en plusieurs fois, et il faut suivre le solde.
• Plusieurs personnes saisissent en même temps, avec des droits différents.
• Vous devez retrouver qui a changé quoi, et quand.

Une application sur Power Platform, bâtie sur Dataverse, apporte une seule base de données, des droits par rôle et des règles appliquées par le serveur plutôt que par la bonne volonté de chacun.

1. 1Dessiner le cycle actuel et compter les ressaisies d’une étape à l’autre.
2. 2Nettoyer les données de base : clients, services, codes de taxes, conditions de paiement.
3. 3Choisir où vivent les données : une table Excel structurée, Microsoft Lists ou Dataverse.
4. 4Automatiser une étape à la fois, en commençant par le passage de la soumission acceptée à la facture.
5. 5Tester sur les factures réelles du dernier trimestre, taxes et arrondis compris.
6. 6Documenter, nommer un propriétaire, et ranger les flux dans une solution.