L’IA fantôme : vos employés utilisent déjà l’IA, avec vos données. Cinq gestes pour l’encadrer

Mardi, 16 h 50, dans un cabinet comptable de 25 personnes. Une technicienne doit répondre avant demain à un client qui conteste un avis de cotisation. Elle copie la correspondance, ajoute le feuillet T4 et les états financiers, et demande à l’assistant d’IA de son téléphone un résumé et un projet de lettre. Le résultat est bon. Personne au cabinet ne sait que le dossier est parti, ni chez qui, ni pour combien de temps.

La scène se répète ailleurs : une parajuriste résume un récit des faits, une associée de recherche clinique reformule un protocole, un directeur des ventes fait analyser sa liste de clients. Personne n’agit de mauvaise foi : l’outil est efficace, gratuit, à portée de main, et l’organisation n’en a offert aucun autre. Le problème n’est pas l’IA. C’est qu’elle travaille avec vos données, hors de tout cadre.

L’IA fantôme (en anglais, « shadow AI ») désigne les outils d’IA utilisés dans une organisation sans qu’elle les ait choisis ni évalués : personne n’a vérifié où vont les données, qui peut les lire ni ce que le fournisseur en fait. Il s’agit surtout d’IA générative, qui produit textes, images ou code sur demande. Cinq formes reviennent :

• les comptes personnels sur des assistants d’IA grand public, gratuits ou payants ;
• les extensions de navigateur qui résument, traduisent ou rédigent à partir de la page affichée ;
• les fonctions d’IA ajoutées à des logiciels déjà en place (courriel, traitement de texte, visioconférence), activées sans évaluation ;
• les robots de transcription qui rejoignent les réunions pour les enregistrer et les résumer ;
• les applications mobiles, sur le téléphone personnel.

L’usage progresse vite. Selon Statistique Canada, la part des travailleurs ayant utilisé l’IA générative au travail est passée de 17 % en septembre 2024 à 30 % en juillet 2025 ; une autre enquête, menée en mars 2026, la situe à 35,9 % sur les 12 mois précédents, et à 65,6 % dans les services professionnels, scientifiques et techniques, un secteur qui comprend notamment les services juridiques, la comptabilité et la recherche scientifique. L’organisme ne dit pas quelle part passe par des outils fournis par l’employeur.

Du côté des entreprises, 19,2 % déclaraient avoir utilisé l’IA pour produire des biens ou fournir des services dans les 12 mois précédant l’enquête du deuxième trimestre de 2026 ; la cybersécurité ou la confidentialité était leur premier frein (13,4 %). Les deux enquêtes ne mesurent pas la même chose, mais Statistique Canada, qui a fait le même rapprochement sur des données de 2025, note que l’écart pourrait indiquer une adoption venue de l’initiative des travailleurs.

Ce qui part dans l’outil n’est pas une « donnée » abstraite : c’est le document entier, avec les noms. Or, prévient le gouvernement fédéral, les fournisseurs de certains outils peuvent inspecter ces données ou s’en servir pour perfectionner leurs modèles.

Le document contient souvent des renseignements sur des tiers : le client du client, la partie adverse, le participant à l’essai, la personne qui parle pendant une réunion transcrite. Et ce qui revient compte aussi : un résumé produit par l’IA au sujet d’une personne identifiable peut constituer un nouveau renseignement personnel, rappelle le gouvernement fédéral.

La Loi 25 : un incident possible

La loi québécoise sur le secteur privé, modernisée par la « Loi 25 », exige des mesures de sécurité raisonnables (art. 10) et définit l’incident de confidentialité comme l’accès, l’utilisation ou la communication non autorisés par la loi d’un renseignement personnel, ou sa perte (art. 3.6). Coller le dossier d’un client dans un outil que personne n’a évalué le communique à un tiers, sans contrat ni évaluation : selon les circonstances, c’est un incident, à évaluer, parfois à déclarer, toujours à consigner (art. 3.5 à 3.8). Hors du Québec, la communication aurait en plus exigé une évaluation et une entente écrite (art. 17 ; voir notre guide sur la Loi 25 et l’IA).

Le secret professionnel

La Charte des droits et libertés de la personne fait du respect du secret professionnel un droit (art. 9), et le Code des professions, qui vise notamment avocats, notaires et comptables professionnels agréés, oblige à respecter le secret de tout renseignement confidentiel connu dans l’exercice de la profession : seuls le client ou une disposition expresse de la loi peuvent en relever (art. 60.4). Le Barreau du Québec rappelle que la supervision s’étend aux outils d’IA de l’équipe, et impose à ses membres une formation de deux heures sur l’IA générative avant le 1er avril 2027.

Les ententes de confidentialité et les secrets d’affaires

Pour un CRO, la ligne directrice ICH E6(R3) sur les bonnes pratiques cliniques, mise en œuvre par Santé Canada le 1er avril 2026, demande que les activités confiées à un prestataire soient documentées dans une entente, et que le promoteur surveille les plus importantes, même sous-traitées. Elle entend par confidentialité le fait d’empêcher la divulgation, à des personnes non autorisées, de l’information exclusive du promoteur ou de l’identité des participants. Pour une PME, une liste de clients avec ses marges vaut par sa confidentialité ; et si une entente de non-divulgation réserve l’information à des personnes désignées, le fournisseur d’un outil grand public n’en fait pas partie.

Ce qui revient : des erreurs plausibles

Les grands modèles de langage, qui font fonctionner ces assistants, peuvent produire couramment un contenu plausible, mais pas nécessairement exact, notent les commissaires. Le Barreau prévient que certains outils peuvent inventer des sources, comme la jurisprudence inventée. Un outil approuvé ne supprime pas ce risque : la vérification par une personne compétente reste la règle.

Le premier réflexe, interdire, échoue pour une raison simple : ces assistants sont à un onglet ou à une application de distance, sur des appareils que l’organisation ne gère pas, et certains s’utilisent même sans compte, relève le rapport d’enquête. Sans solution de rechange, l’interdiction ne supprime pas le besoin : elle déplace l’usage vers le téléphone personnel, sans trace dans vos systèmes.

Le gouvernement fédéral demande à ses institutions d’explorer l’IA générative là où elles gèrent les risques ; il interdit à ses fonctionnaires d’entrer des renseignements personnels dans les outils publics en ligne, mais le permet dans des systèmes qu’il contrôle, avec les protections appropriées. Le Centre canadien pour la cybersécurité recommande un plan d’utilisation, avec surveillance et examen ; les commissaires à la protection de la vie privée demandent de n’entrer des renseignements personnels dans une requête que si c’est autorisé. L’Ordre des CPA du Québec propose un modèle de ligne directrice, et le Barreau recommande des politiques internes, des audits réguliers et une formation continue.

Les deux premiers gestes ne demandent aucun achat, et chacun nourrit le suivant.

1. 1

   Faire l’inventaire des usages réels

   Un sondage court, sans nom et sans sanction : quels outils, pour quelles tâches, avec quels documents, sur quel appareil. Ajoutez ce que vos systèmes savent déjà : journaux du pare-feu ou du serveur mandataire, extensions installées (une extension peut demander à recueillir toute l’information que le navigateur voit, rappelle le Centre canadien pour la cybersécurité), fonctions d’IA activées, robots invités aux réunions. Microsoft Defender for Cloud Apps, si vos licences Microsoft l’incluent, classe les applications découvertes par catégorie, dont « IA générative » ; Microsoft conseille de découvrir avant de bloquer.

2. 2

   Classer les données

   Décidez ce qui ne sort jamais, ce qui peut sortir et à quelles conditions, avec des exemples tirés de vos dossiers. La grille ci-dessous en donne une base ; l’Ordre des CPA du Québec en propose une semblable, en quatre catégories de sensibilité.

3. 3

   Offrir un outil approuvé, dont on sait où va la donnée

   Pour chaque besoin relevé, un outil évalué : vous savez qui reçoit les données, où elles sont traitées, combien de temps elles sont conservées, si elles entraînent un modèle et ce que prévoit le contrat. Un abonnement payant à un assistant grand public ne suffit pas : selon l’Ordre des CPA du Québec, seuls les comptes professionnels offrent des engagements contractuels sur l’usage des données. Même un compte d’entreprise laisse des questions ouvertes : voyez notre article sur la souveraineté des données.

4. 4

   Écrire une politique d’une page, et former

   Une page que chacun lit : outils permis, données exclues, vérification exigée, personne à joindre. La loi exige déjà des politiques qui prévoient les rôles du personnel, approuvées par le responsable de la protection des renseignements personnels (art. 3.2). Formez ensuite avec des cas tirés de vos dossiers ; le modèle de l’Ordre des CPA du Québec peut servir de base à une version complète.

5. 5

   Contrôler et ajuster

   Revoyez l’ensemble chaque trimestre la première année : outils utilisés, nouvelles fonctions d’IA de vos logiciels, demandes récurrentes, incidents. Ajoutez un outil quand un besoin réel apparaît : une politique figée recrée l’IA fantôme.

Quelles données, dans quel outil

La politique d’une page : liste de contrôle

• Les outils permis sont nommés, avec le besoin que chacun couvre.
• Les données qui ne sortent jamais sont listées, avec des exemples.
• Comptes personnels, extensions et robots de transcription non approuvés sont exclus du travail.
• Toute réponse de l’IA est vérifiée par une personne compétente avant usage.
• Les participants savent qu’un robot transcrit la réunion, et peuvent s’y opposer.
• Aucune fonction d’IA n’est activée dans un logiciel sans évaluation.
• Une erreur d’envoi se signale tout de suite, sans crainte d’être puni.
• La politique est datée, approuvée par le responsable de la protection des renseignements personnels, lue par chacun et revue à date fixe.

Traitez chaque cas comme un incident possible, sans chercher de coupable :

1. 1Notez ce qui est parti, quand et où, puis supprimez la conversation et les fichiers si l’outil le permet.
2. 2Évaluez le risque de préjudice avec le responsable de la protection des renseignements personnels : sensibilité, conséquences appréhendées, probabilité d’un usage préjudiciable (art. 3.7).
3. 3S’il est sérieux, avisez avec diligence la Commission d’accès à l’information et les personnes concernées (art. 3.5).
4. 4Dans tous les cas, inscrivez l’incident au registre, à conserver au moins cinq ans.
5. 5Pour un cabinet d’avocats, le Barreau recommande aussi d’informer les clients ; pour un CRO, relisez l’entente avec le promoteur.
6. 6Corrigez la cause : outil manquant, règle floue, formation à refaire.

1. 1Lundi : envoyez le sondage sans nom.
2. 2Dans la semaine : demandez aux TI les applications d’IA vues dans les journaux et les extensions installées.
3. 3Ensuite : classez vos données en une séance, avec un associé, le responsable de la protection des renseignements personnels et chaque équipe.
4. 4Puis : choisissez l’outil approuvé pour les deux ou trois besoins les plus fréquents, et écrivez la politique d’une page.
5. 5Enfin : formez, fixez la date de la première revue, et tenez-la.